Als je voor de klas staat verzorg je onderwijs. Onderwijs is dan je corebusiness. Daarnaast heb je te maken met de organisatie van je onderwijs. Immers zonder roosters, gebouwen, ICTvoorziening, etc is het lastig lesgeven. Die organisatie van je onderwijs noemen we bedrijfsvoering. Veel bestuurders hebben veelal hun handen vol aan de bedrijfsvoering van het onderwijs. De overheid stelt eisen, het eigen onderwijsinstituut stelt daarbovenop ook nog eigen eisen. Managementinformatiesystemen worden ingericht om actuele bedrijfsvoeringsgegevens te tonen. Bedrijfsvoering en besturen is bij de wat grotere onderwijsinstanties een dagtaak. De onderwijsgevenden en studenten zijn daardoor veelal minder in beeld. Voor bestuurders best een interne worsteling. 

Vanuit onderwijsbestuurders worden met enige regelmaat verbeteracties gestart. Van belang is dat deze acties meetbaar zijn. Resultaten van acties om daadwerkelijk je onderwijskwaliteit te verbeteren zijn lastig meetbaar. Resultaten op bedrijfsvoeringgebied zijn makkelijker meetbaar. Deze resultaten zijn voor bestuurders in de top van belang, daar wordt in geïnvesteerd.
Met de eisen van de overheid en eigen ambitie  is de “span of control” van bestuurders vol. Acties op gebied van onderwijsverbetering blijven achter. Kun je en wil je dat als onderwijsorganisatie doorbreken?

Opsomming
Om een gevoel te krijgen voor activiteiten naast het verzorgen van onderwijs heb ik een opsomming gemaakt. Een greep van wat er in de afgelopen maand zoal bij mij langs kwam: update administratief pakket, behalen van je onderwijsaanbod, aanleveren van roosterinformatie, management review, aanleveren van inrichting cijferregistratie, inrichting van je ELO, examenplanning, nieuw intranet, social media en  communicatie naar de buitenwereld, studentbespreking, verzamelen van cijfers van je klas, regelgeving rond passend onderwijs, nieuwe smartphone, ontruimingsoefening, reiskostendeclaratie, teamoverleg, huisstijl met VI-office, plannen en beoordelen in een HR applicatie, digitaal notities plaatsen, regelen ouderavonden, herziening van de  kwalificatiedossiers, telefonisch overleg met ouders, jaarplanning, externe lezingen, registerleraar, studiedagen, bpv-matching en toetsweekplanning. Mogelijk heb ik nog wat gemist. Mijn span of control is vol.

Een uitgewerkt voorval
Vorige week maandag kreeg ik als Eduarte expert een mail over een update van Eduarte de vrijdag ervoor. In dit administratief pakket zijn vorige week een 120-tal updates doorgevoerd. In een bijlage bij een bericht op Intranet was al enige informatie aan te treffen. In het bericht op Intranet stonden termen als selfservice, participatie en deelnemer begeleidingssysteem. Collega’s kwamen mij vervolgens vragen wat selfservice was. Van het document in de bijlage werd overigens weinig begrepen. ”Eduarte werkt heel traag, ligt dat daaraan?” Nadat ik ze gerustgesteld had, dacht ik: “zou toch handiger zijn als ons idioom en instructie overal eenduidig is; nu spreekt men, ondanks alle goede bedoelingen, diverse talen. ” De dag erop kreeg ik een e-mail binnen om 14.05 met het bericht dat om 14.15 de leverancier het pakket opnieuw zou starten. Dit zou bovengenoemde traagheid oplossen. Of ik dat bericht moest verspreiden of niet stond er niet bij. Aangezien ik les had en de e-mail niet zag, had achteraf rondsturen weinig nut.Regeldruk agenda
In december 2014 is er bij het ministerie een plan opgesteld om de administratieve last in het onderwijs te verminderen. Ook wel de regeldruk agenda genoemd. Deze agenda met actielijst is tot stand gekomen op basis van groepsgesprekken tussen OCW, leraren, schooldirecteuren, bestuurders en vertegenwoordigers van sectororganisaties, vakbonden en de Landelijke Ouderraad. Prima initiatief! Echter bij bestudering van het stuk merk ik dat nagenoeg alle acties op het aandachtsgebied van bedrijfsvoering liggen.

• Afschaffen verplichting aanleveren educatiegegevens
• Voorlichting over ondersteuning bij administratie ESF-subsidies
• Meer inhoudelijke afstemming bij communicatie wet- en regelgeving
• Verplichting tot geven van papieren in- en uitschrijfbewijzen vervalt
• Doorontwikkelen BRON – digitaal aanmelden stimuleren
• Doorontwikkelen BRON – meer gegevensleveringen vanuit BRON aan scholen
• Verkenning naar digitale ondertekening van de onderwijs- en praktijkovereenkomst
• De ouderhandtekening op de onderwijs- en praktijkovereenkomst
• Onderzoeken van afschaffen of anders organiseren ‘vierde handtekening’
• Onderzoek naar inning van cursusgeld via DUO
• Verschillende Ict-systemen beter op elkaar laten aansluiten
• Voorlichting over bewaren van paspoortkopie in het deelnemersdossier
• Formuleren en vastleggen voorwaarden standaardisatie en externe validatie
• Voorlichting over bewaarplicht diploma’s

In het stuk staat tevens dat OCW ambtenaren samen met leraren praktijkonderzoek op de werkvloer gaan doen. Zij gaan op zoek naar regeldruk en werkdruk leraren. Mooi! Ik hoop dat dit onderzoek voor bestuurders en de minister meer gevoel en duidelijkheid geeft over de laag onderwijsgevenden en studenten.

Enige adviezen en tips

1. Maak je onderwijskwaliteit meetbaar. In de afgelopen twee jaren hebben we in ons team deze enquête onder onze studenten uitgezet. Studenten geven daarin hun mening over hun onderwijsgevenden en het onderwijs. Op dit moment zijn de resultaten van de enquête uitsluitend voor de docenten van het eam inzichtelijk. Je kunt met een soortgelijke enquête schoolbreed de uitgezette acties op gebied van onderwijskwaliteit meten. 
    
2. Zet activerende onderwijswerkvormen in de spotlights op je onderwijsinstituut. Bij veel instituten staat de focus op bedrijfsvoering. Medewerkers zien dagelijks de aantallen aan instromers, gediplomeerden en VSV’ers op borden met kengetallen. Het zou mooi zijn om daar als kengetal een rapportcijfer voor je dagelijkse onderwijskwaliteit te zien.Het is aan te bevelen om bestuurders em ondersteuners bv. een halve dag in de week mee lessen te laten verzorgen.Op deze wijze maken zij de gevolgen en de impact van bedrijfsvoering in de dagelijkse onderwijspraktijk mee.
    
3. Gebruik in je instituut 1 eenvoudig onderwijsidioom. Vraag aan de leverancier van de ICT systemen die je gebruikt om dit idioom in je systemen zichtbaar te maken. Op deze wijze spreek je 1 gezamenlijke taal.
    
4. Gebruik een minimaal aantal netwerken en applicaties voor je bedrijfsvoering. Maak daar een logisch samenhangend geheel van. Zet onderwijsapplicaties in je infrastructuur centraal. School onderwijsgevenden structureel op ICT vaardigheid. Immers gemiddeld 7 a 8 % van hun werktijd gaat verloren aan ineffectief werken met ICT. Dat is op jaarbasis ongeveer 2 weken week! Los van de frustratie dat het willen werken met ICT tools in de les vaak resulteert in een “laat maar zitten”.
    
5. Hou rekening bij het uitrollen van nieuwe werkwijzen en / of applicaties rekening met de span of control van de eindgebruikers. Mijn collega's in Eindhoven zijn momenteel bezig met het voorbereiden van een nieuw schooljaar, de jaarafronding, nieuwe kwalificatiedossiers, aanleveren van onderwijscatalogus (-gids). Immers het aantal volledige onderwijsweken is mede door de meivakantie en landelijke feestdagen beperkt. De span of control is, denk ik, bij mijn collega's nu aardig vol…

Mochten OCW ambtenaren op de koffie willen komen om hier de werkdruk te willen onderzoeken? Ze zijn bij mij welkom.